Seperti yang kita ketahui ada beberapa kegiatan PR , antara lain pembagian tanggung jawab, penyusunan jadwal dan anggaran. Berikut adalah penjelasan dan contohnya :
1. Pembagian Tanggung Jawab
Pada dasarnya setiap karyawan mendapat wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.
Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewenang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.
Dan dalam PR sendiri tanggung jawab adalah hal utama yang harus diperhatikan. Seorang PR juga memiliki porsi tanggung jawab pada setiap pekerjaannya agar dapat dipercaya.
Contoh:
Ketika suatu perusahaan mendapati kasus bahwa produknya dikabarkan tidak layak konsumsi karena dicampuri dengan bahan haram, seorang PR perusahaan tersebut memiliki tugas dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah tersebut dan mengklarifikasi pada masyarakat.
2. Penyusunan Jadwal
Penyusunan
jadwal merupakan pengelolaan
waktu yang akan digunakan untuk
kegiatan PR. Pengelolaan
waktu seharusnya sudah mulai dilakukan sejak merumuskan tujuan dan sasaran
kegiatan .
Adapun 2 pertimbangan penyusunan
jadwal menurut Smith(2005) :
·
Waktu
sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai
tujuan kegiatan .
·
Berbagai
pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan.
Dan
cara-cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal, antara lain:
·
Mundur
ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau
·
Memetakan
setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran
kegiatan)
Contoh:
Contoh flow chart
No
|
Kegiatan
|
MARET
|
|||
Minggu I
|
Minggu II
|
Minggu III
|
Minggu IV
|
||
1
|
Perencanaan
|
||||
2
|
Penulisan bahan
|
||||
3
|
Editing
|
||||
4
|
Draft Lengkap
|
||||
5
|
Cetak
|
||||
3. Anggaran
Dalam penyusunan anggaran PR menurut Cutlip, Center dan Broom(2004) ada 4 kemungkinan, yaitu :
1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan.
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan .
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.
Kategori anggaran kegiatan PR sendiri juga dibedakan beberapa macam, seperti:
- PERSONALIA: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan
- BAHAN-BAHAN MATERI: berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll
- MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan.
- ALAT DAN FASILITAS: misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll.
- ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll.
Dan ada pula jenis – jenis penggolongan pada setiap anggaran, yaitu:
· Anggaran tetap & anggaran tidak tetap.
· Biaya administratif & Biaya program.
· Anggaran proyek & anggaran rutin.
Contoh:
Contoh format anggaran
NO
|
JENIS PENGELUARAN
|
HARGA SATUAN
|
HARGA KESELURUHAN
|
1
|
Honor Pemateri:
- Ketua
- Pelaksana teknis
|
1x 500.000
2x 250.000
|
500.000
500.000
|
2
|
Iklan di koran
- 10mm kolom Kompas
|
750.000
|
750.000
|
3
|
Biaya perjalanan
- Jakarta- Bandung
|
1.000.000
|
1.000.000
|
