Penjelasan beserta contoh kegiatan PR

Seperti yang kita ketahui ada beberapa kegiatan PR , antara lain pembagian tanggung jawab, penyusunan jadwal dan anggaran. Berikut adalah penjelasan dan contohnya :

1.   Pembagian Tanggung Jawab

Pada dasarnya setiap karyawan mendapat wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewenang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.

Dan dalam PR sendiri tanggung jawab adalah hal utama yang harus diperhatikan. Seorang PR juga memiliki porsi tanggung jawab pada setiap pekerjaannya agar dapat dipercaya.

      Contoh:

Ketika suatu perusahaan mendapati kasus bahwa produknya dikabarkan tidak layak konsumsi karena dicampuri dengan bahan haram, seorang PR perusahaan tersebut memiliki tugas dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah tersebut dan mengklarifikasi pada masyarakat.

2.   Penyusunan Jadwal

       Penyusunan jadwal merupakan pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk kegiatan PR. Pengelolaan waktu seharusnya sudah mulai dilakukan sejak merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan .

Adapun 2 pertimbangan penyusunan jadwal menurut Smith(2005) :

·         Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan .

·         Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan.

Dan cara-cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal, antara lain:

·         Mundur ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau

·         Memetakan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran kegiatan)

    Contoh:

Contoh flow chart

No	Kegiatan	MARET
		Minggu I	Minggu II	Minggu III	Minggu IV
1	Perencanaan
2	Penulisan bahan
3	Editing
4	Draft Lengkap
5	Cetak

3.   Anggaran

Dalam penyusunan anggaran PR menurut Cutlip, Center dan Broom(2004) ada 4 kemungkinan, yaitu :

1.  Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan.

2.  Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.

3.  Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan .

4.  Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.

Kategori anggaran kegiatan PR sendiri juga dibedakan beberapa            macam, seperti:

-  PERSONALIA: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan

-  BAHAN-BAHAN MATERI: berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll

-  MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan.

-  ALAT DAN FASILITAS:  misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll.

-  ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll.

Dan ada pula jenis – jenis penggolongan pada setiap anggaran, yaitu:

·         Anggaran tetap & anggaran tidak tetap.

·         Biaya administratif & Biaya program.

·         Anggaran proyek & anggaran rutin.

    Contoh:

Contoh format anggaran

NO	JENIS PENGELUARAN	HARGA SATUAN	HARGA KESELURUHAN
1	Honor Pemateri: - Ketua - Pelaksana teknis	1x 500.000 2x 250.000	500.000         500.000
2	Iklan di koran - 10mm kolom Kompas	750.000	750.000
3	Biaya perjalanan - Jakarta- Bandung	1.000.000	1.000.000

Manajemen Public Relations (MPR) Bagian 2

Kaitan antara PR dengan konsep manajemen menghasilkan pemahaman akan pentingnya public relations, seperti dinyatakan oleh Mc Elreath, “Management PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit”.

 Dari pernyataan tersebut manajemen public relations (MPR) dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungi manajemen yaitu manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Proses manajemen public relations biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan PR.

Tahapan-tahapan dalam manajemen pulic relations merupakan proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Perencanaan (planning)

mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi.
2. Pengorganisasian (organizing)

mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan.
3. Pengkoordinasian (coordinating)

mencakup pengaturan struktur kepanitiaan, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian.
4. Pengkomunikasian (communicating)

mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal.
5. Pelaksanaan (actuating)

 merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
6. Pengawasan (controlling)

merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik.
7. Pengevaluasian (evaluating)

merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu.

8. Pemodifikasian (modificating)

merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi. 

     Ruang Lingkup Manajemen Public Relations (MPR) bisa mencakup :

1. Manajemen terhadap seluruh kegiatan kehumasan yang dilakukan oleh organisasi.

2. Manajemen terhadap kegiatan-kegiatan yang lebih spesifik atau berupa satuan-satuan kegiatan kehumasan.

Misalnya, pengelolaan peristiwa khusus (special event), pengelolaan penerbitan internal, pengelolaan kunjungan perusahaan oleh para wartawan, pengelolaan konferensi pers, dan lain-lain.

Manajemen Public Relations (MPR) Bagian 1

Apa sih Manajemen Public Relations (MPR) ?

Manajemen Public Relations (MPR) merupakan penerapan dari fungsi-fungsi dasar manajemen dalam kegiatan public relations (PR). Prakitisi public relations akan sangat membutuhkan fungsi-fungsi tersebut dalam membuat suatu konsep dan mengimplikasinya (menerapkannya) yang berkaitan dengan tugasnya. Dengan demikian mengelola public relations harus melakukan kegiatan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. 

Manajemen PR adalah proses riset, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan PR.

Gurnig dan Hunt (1984) menyatakan public relations sebagai manajemen komunikasi antara sebuah organisasi dan publiknya. 

Grunig dan Hunt (1994) menyatakan bahwa kegiatan public relations pada dasarnya dipilah atau dikelompokkan menjadi tiga bentuk kegiatan, yakni :

1.        Event

 kegiatan public relations yang terjadi dalam kerangka waktu terbatas dan jelas kapan dimulai dan berakhir. Kegiatan untuk ditujukan untuk satu atau beberapa publik terpilih dengan satu tujuan.

2.       Campaign

hampir sama dengan event, namun biasanya diadakan dalam waktu yang lebih panjang dan dapat terdiri dari event.

3.       Program

    biasanya terdiri dari beberapa event yang biasanya tidak jelas kapan berakhirnya. Program public relations biasanya diadakan secara berkesinambungan mengikuti kehidupan sebuah organisasi.

MODEL PUBLIC RELATIONS MENURUT GRUNIG DAN HUNT

MODEL PUBLIC RELATIONS MENURUT GRUNIG DAN HUNT

Menurut James E. Grunig dan Todd Hunt empat model humas yang asli adalah Model Agen Pemberitaan, Model Informasi Publik, Model Asimetris Dua Arah, dan Model Simetris dua Arah.

Tiga model pertama mereflesikan sebuah praktik Public Relations yang berusaha mencapai tujuan organisasi melalui persusasi. Kemudian model keempat berfokus pada usaha menyeimbangkan kepentingan pribadi dengan kepentingan publik atau kelompok lainnya.

1.      Agen pemberitaan (press agentry)

2.      Informasi publik

3.      Model asimetris dua arah

4.      Model simetris dua arah

      Agen Pemberitaan (Press Agentry), merupakan model dimana informasi bergerak satu arah dari organisasi menuju publik. Model ini bermakna sama dengan promosi dan publisitas. Praktisi Public Relations yang mempraktikkan model ini mencari kesempatan agar citra positif organisasi muncul di media. Model ini tidak banyak melakukan riset tentang publik.

Model ini melakukan taktik propaganda seperti penggunaan nama selebriti dan perangkat yang bisa memancing perhatian orang. Sehingga khalayak lebih tertarik dengan informasi-informasi yang diberikan oleh organisasi bersangkutan.

      Informasi Publik, berbeda dengan Agen Pemberitaan karena tujuan utamanya adalah untuk memberi tahu publik dan bukan untuk promosi dan publisitas. Namun, alur komunikasinya masih tetap satu arah. Sekarang model ini mewakili praktik Public Relations di pemerintahan, lembaga pendidikan, organisasi nirlaba, dan bahkan beberapa korporasi. Pada model ini. Praktisi Public Relations sedikit melakukan riset terhadap publik guna untuk mendapat kejelasan dari informasi yang disampaikan.

      Model Asimetris Dua Arah, model ini menerapkan metode riset Ilmu Sosial untuk meningkatkan efektivitas pengaruh pesan yang disampaikan. Praktisi Public Relations dengan model ini menggunakan survei, dan wawancara untuk mengukur serta menilai publik sehingga mereka bisa merancang program Public Relations yang bisa memperoleh dukungan dari publik.

Kemudian timbal balik (feedback) dari penjelasan sebelumnya berada ke dalam proses pembuatan program. Namun organisasi dengan model ini masih tertarik mengenai bagaimana publik menyesuaikan diri dengan mereka daripada organisasi yang menyesuaikan dengan kepentingan publik.

     Model Simetris Dua Arah, menggambarkan sebuah pedoman Public Relations  di mana organisasi dan publik saling menyesuaikan diri. Fokus pada penggunaan metode riset Ilmu Sosial untuk memperoleh rasa saling pengertian serta komunikasi dua arah antara publik dan organisasi ketimbang persuasi satu arah.

Apa itu Public Relations ?

Dalam bahasa Indonesia, biasa public relations disebut dengan Humas (yaitu, hubungan masyarakat). Struktur departemen ini memang disiapkan untuk menjadi “juru bicara” bagi institusi untuk memberikan informasi resmi kepada pihak-pihak luar. Untuk model institusi non profit, struktur PR ini biasanya berbentuk Corporate PR. Sedangkan untuk institusi pencari keuntungan (biasanya berbentuk perusahaan), biasanya memiliki bentuk Marketing PR. Otomatis, bentuk Marketing PR sendiri memiliki irisan atau pun kesamaan fungsi dengan struktur marketing (pemasaran) produk atau jasa dari perusahaan yang dimaksud. Ada pun, fungsi-fungsi yang dapat diwujudkan oleh PR itu sendiri antara lain :

·           Membangun hubungan baik dengan media massa

Media massa, baik cetak maupun online merupakan sumber berita bagi masyarakat. Apapun jenis informasinya, bisa disampaikan oleh media massa untuk dikonsumsi oleh masyarakat luas. Termasuk pula di antaranya jenis informasi terkait produk atau jasa yang dihasilkan, ataupun untuk membangun pencitraan yang positif atau menghindari ekses negatif dari isu. Dengan pemanfaatan media massa yang tepat, akan menjadi sarana pemberian informasi ke luar institusi yang berefek luas dan berbiaya rendah.

Konferensi pers (press conference) adalah media yang biasa digunakan bagi departemen PR untuk berkomunikasi dengan media massa. Teknisnya, dalam setiap isu yang ingin digulirkan, PR mengundang media massa untuk hadir dalam press conference. Media lainnya adalah interview langsung, tetapi ini biasanya langsung dilakukan oleh pihak mass media yang menghubungi PR perusahaan.

·           Membangun reputasi dan pencitraan positif

Kontinyuitas komunikasi yang dilakukan dapat diarahkan pada pembentukan citra yang positif dari institusi di mata masyarakat luas. Tentunya, ini semua dapat dibangun dengan berdasarkan kesamaan value yang dituntut oleh konsumen masing-masing produk atau jasa. Kesamaan value yang saya maksudkan dapat berupa : harga yang murah, keberterimaan perusahaan di kalangan masyarakat, gerakan cinta lingkungan hidup, corporate social responsibility, dan lain-lain.

Citra positif seharusnya merupakan turunan dari strategi organisasi/individu dalam pembentukan citra yang dikehendaki ada dalam benak konsumen/target komunikan. Sebaiknya, citra positif memang didatangkan dari fakta/tindakan yang dilakukan, bukan atas pemutarbalikan kebohongan di masa lalu.

·           Menetralisir isu-isu negatif

Sama halnya dengan subjudul sebelumnya, hanya saja diarahkan untuk mensiasati isu-isu negatif yang mengarah pada institusi. Pastinya, ada berbagai strategi komunikasi yang dapat dilakukan untuk menghadapi berbagai jenis isu yang mungkin muncul. Salah satunya misalnya adalah memberi tanggapan yang bersifat meng-counter isu miring yang datang. Selanjutnya, dapat dilakukan maintain persepsi masyarakat terhadap isu miring yang bersangkutan.

Satu kisah hebat bagaimana company berhasil melakukan counter issue negative ada pada kasus Indomie. Jadi ceritanya, Indomie di Taiwan mendapat sorotan buruk, karena tidak mencantumkan bahan yang ada di dalam proses produksinya, ke dalam kemasan yang memuat mie hasil produksi tersebut. Hebatnya adalah, indofood berhasil menangkis issue ini di masyarakat Indonesia, bahkan hingga tersiar ke seluruh dunia, dengan issue positive yang lain : Indomie adalah makanan nasional Indonesia dan citra nasionalisme berhasil menutup citra negatif tentang bahan yang tidak disebutkan tersebut. Semuanya dilakukan kurang dari 24 jam.

·           Berkomunikasi dengan konsumen dan stakeholder

Tidak hanya masyarakat luas yang menjadi sasaran dari struktur PR ini (melalui media massa, seperti sudah disebutkan sebelumnya di atas), tapi dapat juga lingkup yang lebih kecil lagi, yakni kalangan konsumen produk atau jasa saja atau bahkan hanya kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap institusi (biasanya disebut dengan stakeholder). Prinsip paling sederhana, dari komunikasi yang kontinyu dari struktur PR kepada kedua jenis sasaran ini adalah mempertahankan trust yang sudah ada.

Harapan terbesar dari keberadaan struktur PR dalam organisasi adalah, pihak ketiga (tanpa imbalan materi) yang melakukan komunikasi kepada target. Jadi dengan pemeliharaan hubungan yang baik, dan ditunjang dengan tindakan-tindakan nyata yang pernah dilakukan, sebaik-baiknya public relation adalah ketika pihak ketiga yang mengkomunikasikan tentang organisasi/individu kita sendiri.

·           Mempublikasikan produk dan/atau jasa

Publikasi produk dan/jasa juga dapat memanfaatkan struktur maupun fungsi dari PR ini. Terutama publikasi dalam bentuk berita tentang produk dan/atau jasa tertentu. Di sini, pemanfaatan kompetensi jurnalistik memegang peranan penting dalam pembuatan dan penyiapan berita produk dan/atau jasa.

·           Mempublikasikan event kegiatan

Event kegiatan yang dimiliki oleh institusi, termasuk di antaranya event marketing, dapat pula dipublikasikan secara luas melalui media massa. Oleh karena itu, menjadi tantangan tersendiri bagi struktur PR untuk dapat berkolaborasi dengan struktur pemasaran terkait dengan bentuk event seperti apa yang akan menjadi sumber pemberitaan yang baik bagi media massa.

·           Mengundang simpati publik

Pemanfaatan momentum peristiwa yang tepat, bila di-blow up dengan strategi PR yang cocok, dan kontinyuitas komunikasi PR akan dapat menghadirkan simpati publik bagi institusi yang bersangkutan. Jika posisi institusi sudah di atas angin seperti ini, strategi komunikasi PR dapat dilanjutkan untuk membangun citra positif institusi di mata masyarakat pada umumnya, dan konsumen sertastakeholder institusi secara khusus.

Seringkali, perusahaan/institusi non-profit bekerja sama dengan konsultan public relations. Gunanya untuk berdiskusi tentang pesan apa yang sebaiknya disampaikan, bagaimana menyampaikannya serta melalui media apa. Biasanya, para konsultan PR sendiri memang sudah berteman dengan media massa. Sehingga akan memudahkan untuk menggunakan jejaring pers yang sudah dimiliki oleh mereka.

Sumber: (http://ikhwanalim.com/2009/04/22/apa-itu-public-relations/)